Herken je dit? Tijdens het sollicitatiegesprek vertel je aan kandidaten vol enthousiasme dat nieuwe medewerkers  absoluut niet aan hun lot worden overgelaten.  

• …Er is natuurlijk een uitgebreid onboardingtraject met een kennismakingsronde.

• …uitleg over de werkprocessen en de applicaties.

• …trainingen over producten/diensten.

• …Je kan inloggen, misschien ligt er zelfs een bosje bloemen voor je klaar.

Kortom, je kijkt ernaar uit om te beginnen. En dan komt de 1ste werkdag. Je loopt naar de afdeling waar je nieuwe collega's druk in vergadering en telefoontjes zitten. Die geplande kennismaking van een uur? Helaas, dat moet worden ingekort, want "deze klus kan echt niet wachten". En zo rommel je jezelf de eerste periode door en gek genoeg verbaast het je toch niet. Zo gaat het - bijna - altijd…en een beetje improviseren kan je als geen ander.

Deze blog laat zien hoe je, met behulp van het LMS/LXP van PlusPort, je onboardingtraject eenvoudig naar een hoger niveau tilt en een stuk leuker en toegankelijker maakt voor alle betrokkenen. Dag achterhaalde inwerklijstjes & checklists, van afvinken naar een echte belevenis .

Benieuwd? Lees dan vooral verder…. 🙂

Stap 1: de pre-boarding, de voorbereiding begint

Met de wetenschap dat een soepele start het verschil maakt, duiken we in hoe pre-boarding zorgt voor een zorgeloze eerste werkdag. Want wat je natuurlijk wilt is dat nieuwe medewerkers zich al verbonden voelen met jouw organisatie nog voordat ze begonnen zijn. 

Een goed pre-boardingtraject omvat diverse elementen, waarvan sommige verplicht zijn en andere optioneel. Hier zijn enkele voorbeelden:

• E-learnings & micro-learnings: voordat ze de werkvloer betreden, kunnen je nieuwe collega's al beginnen met trainingen vanuit het LMS/LXP. Dit standaard lesmateriaal zorgt ervoor dat iedereen dezelfde basiskennis heeft. Het zorgt ook dat nieuwe medewerkers veel zelfverzekerder aan de slag kunnen gaan, ze hebben immers nu al basiskennis ipv blanco op de werkvloer verschijnen.
  
  
• Must-see: laat zien wie jullie zijn! Via video's kunnen medewerkers de cultuur en geschiedenis van de organisatie als geen ander leren kennen en waar jullie voor staan, evenals praktische zaken zoals veiligheidsprotocollen en parkeermogelijkheden. De mogelijkheden zijn eindeloos. Denk ook aan de fun factor: wat maakt jullie ook alweer zo aantrekkelijk? Een persoonlijke welkomstvideo maken is kinderspel en heeft veel impact op nieuwe collega’s.
  
  
• Must-read: als het niet in video past, dan kan het vaak wel in tekst. Eerlijkheidshalve moeten we er wel bij vermelden dat video vele malen beter bekeken wordt én blijft hangen in het geheugen. Maar ja, soms kan het niet anders en dan is het fijn dat het LMS/LXP van PlusPort je kan helpen.
  
  
• Documenten:vergeet niet de verplichte formulieren, zoals het uploaden van een bestaande certificaten als BHV en VCA. ‘Vroeger’ kon je zo’n bewijsstuk nog wel eens weken na je startdatum inleveren, tegenwoordig is die flexibiliteit er niet meer en moet je op dag 1 je bekwaamheid tonen. Zoniet, dan niet aan het werk!
  
  
• Maak het persoonlijk! Laat nieuwe medewerkers hun wensen en voorkeuren invullen, van bureaus tot apparatuur. Hoe fijn is het om op je 1ste werkdag aan te komen en te ontdekken dat alles al voor je klaarstaat?

Bovenstaande punten zijn voorbeelden die vooraf thuis door de nieuwe collega gedaan kunnen worden. Fijn voor de nieuwe medewerker en prettig voor jouw organisatie! Scheelt iedereen tijd.

TIP: Start preboarding idealiter 2 tot 4 weken voor de eerste werkdag. Moet je wachten op een zakelijk e-mailadres? Geen probleem! Gebruik een privé-e-mailadres om mee te beginnen. Zodra het formele startschot is gegeven, kunnen alle behaalde resultaten moeiteloos worden omgezet naar het zakelijke e-mailadres. Zo dat is ook al getackeld! En nu op naar een succesvolle eerste werkdag.

Stap 2, de onboarding: actie!

Dankzij een geslaagde preboarding zijn je nieuwe collega's goed voorbereid en dan volgt dag 1: het echte werk gaat beginnen!

In de preboarding zijn e-learnings gevolgd, eventueel gevolgd door een online examen. Soms is een klassikaal examen echter onvermijdelijk, vooral wanneer er praktische handelingen moeten worden uitgevoerd of als de exameneisen dat vereisen. Zo’n examen maken we natuurlijk een onderdeel van de onboarding. 

Een goede onboarding omvat ook praktische informatie zoals het parkeerbeleid, de locatie van AED's, verzamelpunt(en) bij calamiteiten en indien nodig de toegangscodes. Maar ook waar haal je de lekkerste koffie, welke overleggen zijn er, wanneer lunchen de collega’s, etc. Creëer een toegankelijk leertraject waarin al deze elementen uit de onboarding samenkomen. Op die manier weet je nieuwe medewerker precies wat er moet gebeuren en bepaalt hij/zij ook nog zelf het tempo, terwijl de organisatie overzicht houdt en ervoor zorgt dat alle belangrijke punten worden aangepakt.

Stap 3, Altijd inzicht in resultaten en voortgang

In het LMS/LXP van PlusPort worden alle behaalde resultaten nauwkeurig vastgelegd, compleet met eventuele vervaldata, ook die van het onboardingtraject. Dit biedt de mogelijkheid om per onderdeel precies te zien wat er is bereikt. Dus of het nu gaat om verplichte audits of het opstellen van gedetailleerde rapportages, met PlusPort is dat allemaal een fluitje van een cent. Het platform levert moeiteloos heldere rapportages van de huidige compliance-status, met inzicht in zowel het verleden als de toekomst. En die teamoverzichten? Met een paar klikken staan ze op je scherm. Zo eenvoudig kan het zijn!

Wil je meer informatie over rapportages, bijvoorbeeld met behulp van AI, zie onze blog Data-gedreven L&D: besluitvorming ondersteund door data.

Tips:

• Organiseer een bijeenkomst waar nieuwe medewerkers hun verhalen en ervaringen kunnen delen. Dit biedt niet alleen een kans om van elkaar te leren, maar ook voor jou om directe feedback op het onboardingproces te krijgen en zo verbeterpunten te ontdekken.
  
  
• Gebruik een buddy-systeem. Een goede mentor begeleidt de nieuwe collega niet alleen, maar inspireert ook. Hoe fijn is het als de super gemotiveerde nieuwe werknemer toch af en toe kan terugvallen op die ervaren collega? Zie ook onze blog over Generatie Z (Inspelen op de leerbehoeften van Generatie Z? 3 praktische tips)!
  
  
• Misschien niet een directe tip, maar wel iets om je bewust van te zijn: Een goede pre- en onboarding zorgt niet alleen voor tevreden werknemers (en hun collega’s), maar ook voor een directe kennismaking met jouw LMS/LXP. Zodra jouw nieuwe collega veilig en wel ‘ge-onboard’ is, start het continue proces van leren en ontwikkelen. En jouw leerplatform is hierin natuurlijk het centrale punt. Hoe fijn is het dan dat men hier al kennis mee heeft gemaakt? Werkt drempelverlagend of zullen we zeggen prestatiebevorderend? ;-)

Toekomst 

De nieuwste technologieën brengen een scala aan mogelijkheden met zich mee. Stel je eens voor: je gebruikt VR en augmented reality om je tijdens de onboardingfase realistischer vertrouwd te maken met essentiële onderdelen, zoals veiligheid. Of misschien een verrassende introductie van je nieuwe afdeling door middel van een grappige film gemaakt door je nieuwe collega's? Gamification is ook zijn virtuele gewicht in goud waard. Zie blog Level up je kennis met gamification in L&D!

Wat zijn jouw tips?

In deze blog beschrijven suggesties om een onboardingtraject in te richten. Maar dit verhaal is nog niet af. We zijn benieuwd naar jouw ervaringen en inzichten. Welke voorbeelden heb jij succesvol toegepast? Welke strategieën hebben jullie succes opgeleverd en welke uitdagingen liggen er nog op tafel? Wij zijn enorm benieuwd. Als je tijd hebt, neem contact met ons op de volgende…. en deel jouw ervaringen.