Van het oude LMS naar PlusPort LMS/LXP

De Enschedese Academie werd in 2009 opgericht als organisatiebreed leerportaal. Dit LMS voldeed vooral op administratief vlak: inschrijvingen en bevestigingen werden goed geregeld. In 2021 werd bekend dat het pakket niet langer doorontwikkeld werd. “Het was een stok achter de deur om verder te kijken,” vertelt Yvette. De wens was duidelijk: laagdrempelig leren, medewerkers regie geven en het digitale aanbod uitbreiden. Een korte marktverkenning volgde, waarbij meerdere partijen werden bekeken. PlusPort viel al snel op, vooral door:

• Gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers: eenvoudig inschrijven en overzichtelijk profieldashboard voor de medewerker en manager
• Overzichtelijke admin-achterkant: makkelijk voor beheerders 
• Koppeling met Youforce: behaalde certificaten direct beschikbaar in het HR-dossier
• Financiële rapportages: budget en kosten goed inzichtelijk
  
  

Er komen regelmatig updates om het platform te verbeteren en mee te laten groeien met de behoeften van de gemeente. “Het systeem heeft alles wat we zochten en PlusPort staat niet stil,” zegt Yvette. In 2022 maakte de gemeente de overstap naar PlusPort. Het aanbod van de Enschedese Academie is vanaf dat moment gegroeid naar:

• Fysieke trainingen: schrijfvaardigheid, gedragsvaardigheden, gespreksvoering, IT en omgaan met agressie worden al langer aangeboden. De gemeente biedt steeds meer overheids gerelateerde onderwerpen aan, zoals ondermijning, dilemma/integriteit, informatiebeheer, Wet open overheid, Omgevingswet, etc.
• Digitale content: zelfgebouwde e-learnings met vragenlijsten, webinars en podcasts
• Deelnemers: 2.000 medewerkers volgen jaarlijks meer dan 4.000 trainingen

Start van de implementatie

De implementatie begon in mei 2022. “Het begin is altijd spannend,” vertelt Yvette. “Je kan op een gegeven moment niet terug naar het oude systeem.” Toch verliep de migratie van oude content en certificaten naar PlusPort soepel. Enschede heeft een projectteam samengesteld dat kennis van zaken had, met goede steun vanuit de eigen IT afdeling. Medewerkers hebben nauwelijks vragen gesteld en vanaf de eerste dag was inschrijven duidelijk en eenvoudig.

Het PlusPort LMS/LXP biedt zowel medewerkers als beheerders overzicht en regie. Met evaluaties, teammatrixen en een intuïtieve workflow. “Die historie van de bewijsstukken, terug tot 2009, geeft ons nu echt inzicht en overzicht,” zegt Yvette.

Samenwerking met PlusPort

Een belangrijke succesfactor bij de implementatie is de samenwerking met PlusPort: korte lijnen, snelle reacties en directe opvolging van wensen. Yvette: “Het voelt echt als samenwerken, niet als ‘vraag maar via de helpdesk’.”

Toekomst: leertrajecten en content maken met AI 

Naast het huidige aanbod, kijkt Yvette vooruit om het leren nog aantrekkelijker te maken:

• Leertrajecten: het aantal uitbreiden en makkelijker inrichten
• Zelfgemaakte content: interactiever en professioneler met Articulate 360 AI
• Onboarding nieuw personeel: aantrekkelijker en nog gebruiksvriendelijker maken

“Het systeem is nu echt een platform voor leren, niet alleen voor registratie en administratie." "Medewerkers zijn enthousiast en het maakt leren toegankelijk én leuk,” zegt Yvette.”

Conclusie

Met het nieuwe LMS/LXP biedt de gemeente Enschede medewerkers overzicht, regie en plezier in leren. Medewerkers volgen trainingen in hun eigen tempo, beheerders hebben makkelijke overzichten en de historische ‘leer’ data bleef behouden.

Tip van Yvette: voordat je start met een LMS-implementatie…

Een implementatie van een nieuw leerplatform vraagt in het begin veel aandacht. Yvette benadrukt het belang van structuur en voorbeelden van andere organisaties: “Onze consultant van PlusPort heeft dit geweldig gedaan. "We kregen handvatten, best practices en suggesties voor de opzet van startpagina’s en structuur, zodat we konden leren van anderen.” Ze wijst erop dat je geen inrichting kunt maken op wat je niet weet. Evaluaties, rapportages en andere functies vragen kennis en inzicht. De eerste periode kan dus intensief zijn, maar het werk is ook erg leuk. Beheerders werden al snel enthousiast, mede door de gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheden van het systeem.

Zie ook de blog 5 tips voor het implementeren van een LMS/LXP van Frank Thuss, docent Learning and Development in Organisations aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen.

Wat zijn jouw tips?

Welke oplossingen hebben jullie voor regie en overzicht in leren? Welke uitdagingen liggen er nog op tafel? Deel je ervaring en inspireer anderen! 😊