LCMS Diploma en Opleidingen administratie

De PlusPort diploma en opleidingen administratie is een laagdrempelige, zeer gebruiksvriendelijke applicatie waar zoveel mogelijk opleidings- en registratieprocessen geautomatiseerd zijn.
De administratie kan zo worden ingedeeld dat:

  • Het geheel duidelijk en overzichtelijk is
  • Eenvoudig te bedienen is voor medewerkers van HR, ICT en andere afdelingen
  • Eenvoudige zoekfuncties heeft
  • Herkenbaar is voor de medewerkers als bedrijfseigen
  • Geïntegreerd is met het PlusPort LCMS
  • Tezamen met het LCMS beheerd en gehost wordt en dus voor de klantorganisatie geheel zorgvrij en altijd beschikbaar is
  • Alle gegevens rondom leren, certificeren, registratie en rapportage op één plek beschikbaar zijn

Integratie van digitaal, klassikaal en historie

Omdat in het LCMS reeds veel certificatie-items digitaal als opleiding en examen kunnen worden gedaan en geregistreerd en ook klassikale opleidingen en historie kunnen worden geadministreerd, is er een perfecte integratie van registratie, opleiden en bijhouden van historie.

Certificaten administratie en invoer

In de certificaat en event administratie is de certificaatsectie geïntegreerd als menu categorie die gevuld kan worden met alle mogelijke certificaten en diploma’s inclusief geldigheidsduur. Zowel officiële als bedrijfseigen certificaten kunnen worden ingevoerd. Onderstaand is weergegeven hoe dit kan worden gedaan:

De mogelijkheid is aanwezig de bedrijfshistorie te importeren, om in één keer de certificaten van alle medewerkers en de verloopdatum in het systeem te krijgen:

Event registratie en invoer

In de certificaat en event administratie is een Event administratie aanwezig die gevuld kan worden met alle mogelijke events waaraan al dan niet een certificaat kan worden gekoppeld. Events kunnen klassikale of digitale examens zijn, maar ook opleidingen, workshops, klassikale trainingen, praktijkdagen, instructies, etc. Zowel bedrijfseigen events, als events van derden (opleidingsinstituten waarmee wordt samenwerkt) kunnen worden ingevoerd. Onderstaand is weergegeven hoe dit kan worden gedaan:

Aan een Event kunnen medewerkers worden toegevoegd om daarmee planningen te maken, certificaten toe te wijzen en te communiceren over het Event met zowel de medewerkers als de organisators van het Event.

Selectietool voor communicatie

In de certificaat en event administratie is een Selectietool aanwezig die het mogelijk maakt op basis van templates te communiceren met medewerkers en derden. Te denken valt daarbij aan het volgende:

  • Printen van certificaten
  • Printen/mailen van uitnodigingen/bevestigingen
  • Printen/mailen van brieven

Alles wat binnen het bedrijf aan correspondentie over HR en Opleidingszaken meer dan eens voorkomt (dan kan dit beter in een template worden gezet en geautomatiseerd).
Er kan vanuit 4 invalshoeken worden gezocht in de LCMS database:

  • Vanuit gebruikerstabellen
  • Vanuit eventtabellen
  • Vanuit cursus/examentabellen
  • Vanuit certificaattabellen

Zo kan iedere gewenste selectie worden gemaakt voor het printen of mailen. In de template kan ieder gewenst veld uit de database worden meegenomen en hoeft dus niets meer met de hand te worden ingevuld:

  • Alle mogelijke gebruikersgegevens
  • Alle mogelijke cursusgegevens
  • Certificaatverloopdata

Met name de laatste selectie is een voor veel bedrijven heel zinvolle, omdat hiermee perfect budgetten kunnen worden bepaald per periode voor certificeringen die verlopen.